“O ciclo financeiro corresponde ao período do pagamento aos fornecedores até o recebimento do valor das vendas do produto”, descreve o sócio da Knox Capital e Head de Finanças da Associação Nacional de Executivos (Anefac), Guilherme Dultra. Gerenciar os três fatores que compõem o ciclo financeiro – estoque, pagamento aos fornecedores e receitas – é algo complexo, porque cada um pressiona o caixa da empresa de formas diferentes. Ou seja, se o tripé não estiver bem alinhado, ele não se sustenta de pé.

Controles e gestão

O primeiro cuidado que as empresas precisam ter em relação ao ciclo financeiro é com aspectos relacionados aos controles e à gestão. “Às vezes, ouvimos que o maior problema na gestão do ciclo financeiro (gestão de caixa) de uma empresa é o descolamento entre prazos de recebimento e pagamento. Entretanto, isso que é apontado como o maior problema é, na verdade, a consequência de uma série de ausências de controles internos e de práticas profissionais de gestão”, comenta Dultra.

A primeira iniciativa para melhorar a saúde financeira do negócio é avaliar se os controles estão adequados e se a gestão está sendo realizada com o rigor necessário (por exemplo, com separação entre o dinheiro particular e o da pessoa jurídica). Alguns pontos que Dultra recomenda observar:

• Plano financeiro: E fundamental que a empresa estruture objetivos, indicadores e metas para a área financeira e que acompanhe esse plano para verificar se as estimativas estão se concretizando ou não;
• Controle de estoques: O estoque da empresa deve estar sempre registrado e atualizado de acordo com as saídas e as compras realizadas, além de ser dimensionado corretamente;
• Projeções de fluxo de caixa: outro recurso de controle é projetar, para um determinado período, o que a empresa terá que pagar e as receitas que vão entrar;
• Cálculo do preço de venda: a partir de controles e do entendimento preciso de todos os custos, bem como a definição da margem de lucro, a empresa consegue aplicar esses elementos à formação de preço, o que também é fundamental no ciclo financeiro;
• Ferramentas de gestão financeira: adoção de ferramentas de gestão financeira disponíveis e que automatizam processos é outra boa prática, sobretudo para organizações que estão crescendo e precisam fortalecer medidas de controle e gerenciamento.

Giro dos estoques

Nem sempre as empresas conseguem atuar sobre todos os elementos que compõem o ciclo financeiro. Isso porque ele também envolve fatores externos à organização, mais relacionados, por exemplo, às práticas de mercado. O professor associado da Fundação Dom Cabral, Silvério Marinho, cita o caso das empresas comerciais e indústrias que não têm um alto poder de negociação a ponto de determinar prazos que deem mais fôlego ao caixa, como alongar o período de pagamento aos fornecedores e encurtar o tempo de recebimento dos clientes.

O melhor dos mundos seria ter um prazo maior para pagar os fornecedores combinado com o ingresso rápido das receitas (o pagamento à vista por parte do consumidor exemplifica a situação). Com exceção de grandes companhias, que conseguem ditar como vão comprar as matérias-primas e como vão vender os produtos, poucas organizações têm essa margem de manobra. O que resta são os estoques.

“Gestão do estoque, leitura correta do ambiente e do tempo adequado do estoque são elementos fundamentais para resguardar o ciclo financeiro em níveis mais baixos possíveis, o qual vai influenciar a necessidade de capital de giro da companhia, esse é o resumo”, enfatiza Marinho. “Quanto mais rápido eu girar o meu negócio, menos capital preciso injetar para sustentar as operações”.

Valor dos serviços

As empresas que atuam no setor de serviços não enfrentam a mesma dificuldade do varejo e da indústria. Marinho lembra que, nesse caso, as organizações até têm fôlego, porque, normalmente, os pagamentos que precisam fazer são relacionados à contratação de mão de obra, o que já garante uma margem de tempo entre a prestação do serviço e o recebimento do cliente.

“A questão dos serviços guarda uma especificidade que é importante, e aí é onde o empresário tende a atuar sobre ela, que é que o serviço não é commodity”, argumenta Marinho. A empresa precisa, portanto, saber se diferenciar. Desse modo, ela ganha poder de negociação em relação aos prazos que vai estabelecer com seus clientes.

Com a rotina atribulada e uma série de demandas a gerenciar, não é incomum que o empresário se envolva completamente com as atribuições da empresa. É aí que, muitas vezes, o controle financeiro do fundador (ou dos sócios) e o da organização confundem-se. Apesar de ser uma situação recorrente, essa prática pode criar uma série de transtornos que vão impactar tanto o orçamento pessoal quanto o corporativo.

Por outro lado, o empresário que faz a separação das contas e tem um bom controle financeiro pessoal consegue administrar melhor o orçamento da empresa. Assim, garante recursos para investir no próprio negócio e reduz riscos que possam prejudicar o futuro da organização.

Confusão patrimonial

O presidente do Conselho Regional de Contabilidade de São Paulo (CRCSP), José Aparecido Maion, explica que a junção entre as contas pessoais e as da empresa gera uma situação conhecida como confusão patrimonial. A prática ocorre “quando os sócios utilizam recursos financeiros da empresa para pagar despesas particulares” ou, ainda, quando aplicam o dinheiro próprio no caixa da empresa.

Na realidade, o descontrole financeiro pode desencadear um ciclo vicioso, comenta o professor titular de Finanças do Ibmec-BH, Marcos Antônio de Camargos. O que acontece é que as retiradas recorrentes do caixa da empresa para atender demandas pessoais acabam por descapitalizar a empresa. Para compensar os déficits ou sustentar o negócio, o empresário começa a usar recursos particulares e, não raramente, pode até se desfazer dos próprios bens para cobrir a situação.

O principal risco da confusão patrimonial é que o gestor tende a perder a noção do quanto está retirando da empresa, alerta o professor. Além disso, fica mais difícil analisar o desempenho do próprio negócio. Geralmente, o empresário vai observar apenas a disponibilidade do caixa, sem levar em consideração o resultado financeiro obtido.

A avaliação do caixa, quando desvinculada de outras informações financeiras, é imprecisa. Uma empresa com dinheiro disponível em caixa, por exemplo, pode estar operando em prejuízo. O contrário também é possível: o negócio está sem recursos na conta, mas gera lucro. Além do caixa, é necessário calcular os custos, avaliar o desempenho operacional e compreender a situação da organização, entre outros pontos, para ter uma percepção mais correta sobre a realidade da empresa.

De acordo com Maion, nesse contexto, um dos riscos está associado à dificuldade para administrar o resultado operacional da empresa. “A empresa fica sem parâmetros sobre a gestão”, enfatiza. O professor do Ibmec-BH acrescenta que “a empresa não consegue sobreviver, crescer ou se desenvolver sem ter um controle adequado das suas contas”.

Ajuste das contas

A confusão patrimonial é uma prática comum, sobretudo nos pequenos negócios, que têm uma estrutura administrativa mais enxuta. E o efeito do descontrole financeiro é impactante para empresas de menor porte, porque fica mais complexo gerenciar os riscos financeiros. Por outro lado, é possível corrigir o problema com a adoção de boas práticas.

O primeiro passo é separar as finanças pessoais e as da empresa, ensina Camargos. “O empresário pode até levar as contas particulares e pedir para que aquela pessoa da empresa pague, mas tem que ter controle”, orienta. Registrar os valores e devolver o recurso ao caixa da empresa é fundamental.

A remuneração dos sócios (pró-labore) é outra questão importante. Esse valor precisa ser criteriosamente calculado para que esteja compatível com as condições da empresa e com a atividade exercida pelo executivo. Definir um salário muito superior ao resultado que o negócio gera pode desfalcar o caixa da organização. Por outro lado, uma remuneração muito baixa pode comprometer o controle financeiro pessoal e levar a retiradas de dinheiro da companhia.

O mesmo cuidado precisa ser adotado ao fazer as retiradas de lucro. A recomendação de Camargos é que o empresário estabeleça um percentual do lucro a ser retirado periodicamente. Dessa forma, o ganho ficará condicionado ao resultado e o executivo evitará descapitalizar a empresa.

Os juros compostos são a modalidade predominante na economia brasileira, sendo aplicados na remuneração de investimentos, empréstimos,financiamento e transações de crédito. A diferença é que eles pesam muito mais do lado das dívidas, às quais são aplicadas taxas mais elevadas, do que das aplicações financeiras, rentabilizadas com base na taxa básica de juros (Selic), compara o diretor- executivo da Associação Nacional dos Executivos de Finanças, Administração e Contabilidade (Anefac), Miguel José Ribeiro de Oliveira.

A taxa Selic, que até março estava em 2% ao ano, chegou a 7,75% ao ano em outubro, com perspectiva de alta, processo que deve se estender até 2022. O mercado estima que a taxa anual chegue a 9,5% até o final do ano que vem, de acordo com o Boletim Focus publicado em 25 de outubro de 2021.

Nas operações de crédito, o percentual aplicado é muito superior, pois são considerados outros fatores que influenciam as operações, como riscos de inadimplência e margem líquida. Por exemplo, a conta garantida, que já contempla linha de crédito pré-aprovada para pessoa jurídica, apresenta taxa média de 126,49% ao ano, segundo cálculos feitos pela Anefac em setembro de 2021.

Esse percentual pode ser maior ou menor dependendo da instituição financeira, assim como há variações entre diferentes linhas de crédito– no mesmo período, o capital de giro e o desconto de duplicatas registraram taxas médias anuais de 17,18% e 19,42%, respectivamente.

“A primeira recomendação é considerar que existem diferentes linhas de crédito e cada uma tem suas características”, aconselha Oliveira. A melhor condição de crédito, portanto, vai depender de muita pesquisa, que deve observar, ainda, as taxas de juros praticadas por diferentes instituições. “A ideia é buscar o prazo mais curto possível e a menor taxa”, ressalta. “E, claro, é necessário olhar para dentro do negócio para ver se consegue alternativas para evitar o empréstimo no banco”.

Variações que fazem toda a diferença

A aplicação dos juros compostos sobre o valor das dívidas gera um efeito exponencial até a quitação do débito. Dessa forma, qualquer ponto percentual de alta ou ampliação no prazo de pagamento têm impactos significativos sobre o saldo. Compare!

A taxa Selic, que até março estava em 2% ao ano, chegou a 7,75% ao ano em outubro, com perspectiva de alta, processo que deve se estender até 2022

Oliveira argumenta que adotar o sistema de pagamento instantâneo (Pix) pode favorecer a geração de receita, reduzindo o custo e o tempo relativos aos valores a receber. Outro ponto importante é o compartilhamento de informações via Open Banking. “Quanto mais informação o banco tiver a seu respeito, melhor condição de crédito vai oferecer. A autorização para troca de dados facilita a redução das taxas”.

Atenção com as projeções

Os juros compostos, por si só, já são mais prejudiciais para as operações de crédito, pois são constantes e crescentes – diferentemente dos juros simples, que são fixos e aplicados sobre o valor principal. No contexto atual, de elevação da taxa Selic, as preocupações aumentam.

A elevação da Selic se propaga para todas as operações do mercado financeiro, adverte o professor da Escola de Economia de São Paulo da Fundação Getúlio Vargas (FGV/EESP), Joelson Sampaio. Como a tendência é de alta, as taxas atualmente cobradas pelas diferentes linhas de crédito também devem subir.

Qualquer variação percentual, mesmo um ou dois pontos a mais, tem reflexo sobre o custo final de uma dívida. A aplicação de juros sobre juros, característica fundamental dos juros compostos, resulta em um crescimento exponencial, que se aprofunda com a elevação do prazo de pagamento.

Sampaio recomenda que esse ponto também seja observado na tomada de crédito, com o objetivo de adequar as parcelas a pagar ao menor prazo possível. “Além da taxa aplicada, é importante se atentar à questão do prazo, porque ele tende a afetar, de forma relevante, a diferença no final do período”, observa.

O baixo faturamento é o principal desafio enfrentado pelas empresas brasileiras na gestão financeira dos negócios. Equilibrar as contas a receber e a pagar nunca é tarefa simples quando se tem um orçamento limitado, mas essa realidade ficou ainda mais complexa com a crise provocada pela pandemia da Covid-19.

Segundo dados do Sebrae, no Brasil, 51% dos negócios são conduzidos por microempreendedores individuais, com faturamento anual de até R$ 81 mil por ano. As microempresas (receita bruta anual de até R$ 360 mil) representam pouco mais de 34% das empresas. Menos de 5% são empresas de pequeno porte (com rendimentos entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões ao ano).

A consultora da Econsult Consultoria Econômica (empresa júnior vinculada à Universidade de Brasília), Mariana Cassel, contextualiza que aproximadamente 85% das empresas nacionais faturam até R$ 360 mil anuais. “Como o perfil da maioria dos empresários brasileiros é de pequeno faturamento, observa-se que há pouco ou nenhum controle financeiro nessas empresas”, argumenta.

São justamente esses negócios que enfrentam os maiores desafios em relação ao endividamento, avalia o vice-presidente da Associação Nacional dos Executivos de Finanças, Administração e Contabilidade (Anefac), Ailton Leite. “Em decorrência da pandemia, houve o suporte do governo federal na obtenção de crédito, com regras mais flexíveis que ajudaram na captação das empresas”, lembra. “Isso elevou o nível do endividamento”. Ele salienta que o impacto do endividamento é maior entre micro, pequenas e médias empresas e nos setores mais afetados pela paralisação das atividades, como turismo e serviços.

“Neste cenário, torna-se mais complexo reverter a situação”, sublinha a vice-presidente técnica do Conselho Regional de Contabilidade do Rio Grande do Sul (CRCRS), Nádia Grasselli. “Embora tenhamos a possibilidade de renegociação de dívidas, a receita não está acompanhando o crescimento das despesas”, afirma.

Por esse motivo, Grasselli ressalta que as medidas de ajuste das finanças não podem estar limitadas à redução de custos e do nível de endividamento, devendo abarcar, também, ações que auxiliem a empresa a incrementar seus ganhos em conjunto com aquelas direcionadas a equilibrar as contas. “Precisamos mudar a estratégia em relação à política de vendas, agregar mais produtos ou serviços e verificar quais são as necessidades dos clientes”, recomenda. “Não se deve adiar decisões, pois quanto maior a morosidade em buscar soluções, mais comprometimento se instala na empresa. A sobrevivência do negócio está baseada em medidas assertivas”.

Controle em tempo real

As dificuldades financeiras enfrentadas pelas empresas frequentemente têm origem em falhas relacionadas ao controle das informações e do orçamento. “Um dos erros mais cometidos é a falta de registro preciso das receitas e despesas”, aponta Cassel. Misturar as finanças pessoais com as da empresa é outro erro comum, acrescenta a consultora.

Leite avalia que “não saber a situação do fluxo de caixa ao final do mês é o maior erro que as empresas cometem”. Daí a importância de “ter esses dados em tempo real, sempre provisionando e estimando eventuais problemas nos recebimentos, pois o risco de calote nos recebíveis é factível e pode desencadear um efeito dominó”.

Para evitar riscos ao negócio e enfrentar com um pouco mais de segurança momentos críticos como o atual, o empresário deve fazer uma reserva financeira, aconselha o vice-presidente da Anefac. “O ideal é que essa reserva cubra os gastos por um período mínimo de 12 meses”.

Diagnóstico e correção de rumos

A partir de um controle rigoroso sobre as finanças do negócio, é possível avaliar o nível de endividamento da empresa, sua capacidade de pagamento e as melhores soluções para diminuir o problema. Entretanto, se não existe um registro adequado das receitas, das despesas e de outros indicadores financeiros, dificilmente será possível identificar o tamanho do desafio relacionado às dívidas.

“A análise do endividamento de uma empresa envolve o cálculo de uma série de variáveis”, explica a consultora da Econsult. O levantamento é feito utilizando-se os dados relacionados às dívidas em conjunto com os demais indicadores financeiros do negócio.

Outra informação fundamental é a que leva a entender as razões pelas quais a empresa se endividou. Grasselli ressalta que a dívida assumida para capital de giro (voltada para se arcar com os compromissos do dia a dia) é mais prejudicial ao negócio do que a dívida feita com a finalidade de realizar investimentos (que pressupõe ganho produtivo e de eficiência). “O endividamento deveria estar concentrado no longo prazo para não comprometer o fluxo de caixa”, salienta.

A melhor compreensão sobre o endividamento da empresa facilita a tomada de decisão sobre alternativas para equilibrar as finanças. A renegociação da dívida é o primeiro passo a ser dado. “Em geral, há um espaço para quem quer pagar suas dívidas e a renegociação pode ser uma boa alternativa para todos”, comenta Cassel. Leite frisa que essa é uma ação de curto prazo que pode trazer efeitos imediatos sobre o fluxo de caixa.

No caso das organizações que ainda dependem de crédito para viabilizar suas operações ou que buscam opções de crédito mais barato para quitar débitos elevados, há possibilidade de recorrer ao Programa Nacional de Apoio às Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Pronampe), que foi reaberto. “É uma linha de crédito de longo prazo, com juros mais acessíveis”, esclarece Grasselli.

A portabilidade do crédito também é uma solução viável. “Muitas vezes, até para renegociar, fica mais fácil se você tiver uma proposta de outra empresa (para portabilidade)”, enfatiza Cassel. Leite orienta que essa opção “sempre deve ser estudada e negociada com os bancos. Se for feita, além da redução nas taxas de juros, também se deve negociar nova forma de pagamento, obtendo carência para iniciar os pagamentos, prazos maiores, substituição de pagamentos mensais por trimestrais, entre outras facilidades”.

Em momentos de dificuldade, controlar gastos e fazer cortes são as primeiras medidas adotadas pelas empresas. Só que essa nunca é uma decisão fácil, pois sempre há o risco de que a redução dos custos limite o desempenho do negócio. Os custos, afinal, são gastos vinculados à atividade-fim, ou seja, estão relacionados à produção de bens e mercadorias que serão comercializados, como matéria-prima e mão de obra. Logo, sua retração afeta diretamente a produtividade, avalia o presidente-executivo da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), Jairo Martins. “Precisa ter um olhar para a receita, e não focar só no denominador”, defende. O direcionamento maior para os custos demonstra uma visão de curto prazo, que pode, eventualmente, sustentar as operações momentaneamente, porém, dificultando o processo de retomada que virá na sequência, analisa.

Apesar disso, é inegável que adequações no orçamento são indispensáveis em momentos críticos, como os que o Brasil tem enfrentado nos últimos cinco anos. O período de maior queda do Produto Interno Bruto na história do País ocorreu entre 2015 e 2016, anos que, somados, registraram retração de 7,2%. Embora os números tenham melhorado timidamente (1,1%, em 2017 e em 2018), a economia ainda não se reergueu do tombo. Basta observar o elevado contingente de desempregados, superior a 13 milhões de pessoas.

Para as empresas, esses números revelam a redução do mercado consumidor, justificando a importância de promover cortes para equilibrar as finanças. “O corte de custos, quando feito de ‘última hora’, ou seja, não estando dentro de um planejamento, é sempre um risco, assim como todas as ações tomadas de forma emergencial, pois sempre atacam a lucratividade e as operações futuras”, pondera o especialista em estratégia e gestão empresarial, Marcelo Scharra, fundador e consultor de negócios da Inside Business Design.

O economista, perito em finanças e sócio da Caule Consultoria Empresarial, Lawrence Machado, concorda com esse ponto de vista, exemplificando que um dos cortes mais corriqueiros adotados pelas empresas é a redução da mão de obra. “Esse tipo de ação imediata pode comprometer o desempenho no mercado: afeta diretamente a lucratividade e, consequentemente, a rentabilidade do negócio”.

Se, por um lado, a redução de custos feita de improviso é arriscada, por outro, os cortes realizados de forma planejada podem, realmente, ter efeito positivo sobre o negócio, afirmam os especialistas. Scharra recomenda que o fluxo de caixa seja verificado diariamente para evitar sustos e para que o gestor possa realizar movimentações de forma criteriosa. Machado considera fundamental, também, fazer projeções de gastos, receitas e balanços.

Hora de rever o planejamento financeiro

“Muitas empresas costumam cortar custos de forma uniforme em todas as áreas e isso é um grande erro, pois existem setores que performam bem e são muito eficientes e, às vezes, o corte compromete esse desempenho”, lembra Scharra. Para organizações que adotaram essa prática no período recente, o melhor a fazer agora é revisar as finanças para identificar qual foi o impacto da redução de custos e que tipo de benefícios ou dificuldades ela trouxe. Só então é que devem ser consideradas novas medidas de austeridade.

Esse diagnóstico pode, inclusive, revelar o oposto: a necessidade de investir pontualmente em determinadas áreas. “Tudo que não está sendo usado e pode ser considerado desperdício deve ser cortado, independentemente do valor que representa, pois o que não traz nenhum valor é o desperdício. Depois, é preciso identificar o que chamamos de alavanca de resultados, ou seja, onde os esforços estão gerando mais retorno”, explica o especialista.

Machado reforça que “reduzir custos não significa olhar somente para dentro, mas, principalmente, compreender toda a cadeia em que está inserida a empresa, do fornecedor até o cliente”. Ele inclui, nessa análise, a estrutura tributária, área que pode ser alvo de um planejamento com o objetivo de melhorar a eficiência e reduzir a carga no que for possível – utilizando créditos tributários, por exemplo. “Além dos custos evidentes e mais fáceis de identificar, temos que ressaltar o peso da gestão por processos”, continua Machado. “É no gerenciamento por processo, conhecendo onde começa e onde termina, da forma mais detalhada possível, que se consegue encontrar outras opções interessantes que promoverão retorno econômico e financeiro no curto e longo prazo”.

Gestão de ativos pode trazer novo fôlego

“Um tema que é muito tangenciado pelas empresas é a gestão dos ativos”, alerta Martins, salientando que todo ativo adquirido, assim como qualquer investimento, precisa gerar o máximo de resultado. Equipamentos, imóveis, veículos e outros bens que estão ociosos tornam-se parte do problema, pois têm custos de manutenção e depreciação.

A opção viável, nesse caso, pode ser utilizar esses bens de forma estratégica, para gerar resultado financeiro – como alugar salas comerciais que não estejam sendo utilizadas ou assumir produções de outras empresas, de forma terceirizada. O presidente-executivo da FNQ frisa, entretanto, que essas medidas precisam ser avaliadas em conjunto com o contador, para que os procedimentos sejam realizados de forma legalizada e considerando possíveis riscos envolvidos.

De acordo com Martins, ainda, a manutenção é um ponto importante a ser considerado em gestão de ativos. Mesmo em tempos de crise, revisões e cuidados preventivos não devem ser relegados, pois o custo decorrente de riscos com acidentes e perdas é sempre maior. “Ao fazer uma boa gestão de ativos, você tem a redução de custo e pode aproveitar o bem para gerar receita”, resume.

Machado acrescenta que também é possível pensar em parcerias ou recorrer à terceirização, que tem sido uma “boa saída para as empresas manterem seus quadros, evitando maiores níveis de demissões”. O fundamental, destacam os especialistas, é avaliar e projetar o impacto dessas medidas nas operações.

1. Separe as despesas

Um erro comum é retirar o dinheiro da empresa para uso próprio ou remanejar a verba pessoal para dentro do negócio. Para garantir a sobrevivência da organização, é preciso saber conservar o patrimônio do empreendimento separado dos bens do empreendedor.

2. Administre seu fluxo de caixa

É imprescindível acompanhar todas as entradas e saídas de dinheiro, as datas de pagamento e, principalmente, avaliar constantemente se as contas podem ser reduzidas. A falta de controle do caixa é um dos maiores vilões das empresas.

3. Cuidado com gastos desnecessários

Quando a empresa passa a dar lucro e se consolida no mercado, é comum que se pense em expansão e em melhorias que facilitem o trabalho diário. Essas questões são importantes, mas é preciso mantê-las alinhadas com o planejamento financeiro. Além de investir no crescimento, é conveniente reservar uma parte dos lucros para emergências e outras despesas previsíveis.

4. Evite gastos exorbitantes com folhas de pagamento

Essa despesa não pode representar mais do que 30% a 40% do faturamento. Sendo assim, é fundamental avaliar quantos funcionários são, de fato, necessários para as tarefas e, também, rever suas funções. Utilize um sistema de gestão para otimizar resultados e automatizar alguns trabalhos. Nesse sentido, os sistemas de gestão empresarial tornam a atualização e o acompanhamento de informações muito mais fáceis, rápidos e precisos.